27 mar 2024 15:32

Pensionsmyndigheten självkritisk - handläggningskvaliteten sjönk under 2023

Pensionsmyndigheten har brustit i hur de kommunicerat sina beslut till enskilda om allmän pension. Dessa brister, ett tekniskt fel och tidigare kritik från JO har lett till att myndigheten sänkt sin egen gradering av den rättsliga kvalitetens "formella riktighet". Från att ha varit "godtagbar" beskrivs den nu som "otillräcklig" i årsredovisningen för 2023.

- Pensionsmyndigheten arbetar nu med att åtgärda dessa brister, säger myndighetens ställföreträdande avdelningschef vid juridikavdelningen, Martina Irving, i ett e-postsvar.

"Den materiella riktigheten" är dock god, framhåller hon.

– Besluten i ärendena, med endast enstaka undantag, är korrekta i sak. Det vill säga den enskilde får en korrekt allmän pension, säger Martina Irving.

Så vad handlar då försämringen om? Jo, om hur myndigheten uppfyller lagkraven som ställs på handläggningen. Det handlar om utredningen, dokumentationen i ärendet och kommunikation med den enskilde.

Här har myndigheten brustit inom tre delar när det gäller intern och extern information. Dels upptäcktes ett tekniskt fel i systemet som gjorde att valutakursdatum inte dokumenterades, och dels upptäcktes otydligheter i hur motiveringarna till besluten presenteras för mottagarna.

Den tredje informationsmissen handlar om oförklarade förkortningar i ärendejournaler, vilka har gjort det svårt för oinvigda att förstå vad som hänt i ärendena.

Dessutom väger juridikavdelningen in Justitieombudsmannens, JO:s, kritik från 2023.

Efter en JO-inspektion av hur förvaltningslagen efterlevs vid långsam handläggning kritiserades Pensionsmyndigheten för hur de underrättar personer om att handläggningen av deras ärenden försenas, och även hur myndigheten informerar om att den berörde ibland kan väcka vad som kallas dröjsmålstalan, något som skulle kunna påskynda handläggningsprocessen.

Detta sammantaget fick alltså myndigheten att sänka sitt eget betyg gällande allmän pension. Sedan tidigare har även områdena bostadstillägg, äldreförsörjningsstöd samt återkrav och omprövning bedömts vara otillräckliga utifrån formell riktighet.

Pensionsmyndigheten vidtar nu en rad åtgärder för att höja kvaliteten och för att leva upp till förvaltningslagens krav, meddelar myndighetens juridikavdelning. Inte minst ska beslutsbreven bli tydligare, meddelar myndighetens ställföreträdande avdelningschef.

– En mycket viktig del i detta arbete är en aktivitet i myndighetens verksamhetsplan som innebär att förbättra besluts- och kommuniceringsbrev till enskilda, med målet att dessa ska bli tydligare för enskilda, skriver Pensionsmyndighetens Martina Irving i ett e-postsvar, där hon även framhåller att det tekniska felet i handläggningssystemet som berörde valutakurserna är åtgärdat.

När det gäller JO:s kritik om hur myndigheten informerar dem som drabbas av långa handläggningstider har man arbetat med frågan sedan hösten 2023, förklarar Martina Irving.

Bland annat har man sett över stöd och mallar till handläggarna och lagt till mer information om förvaltningslagen, inklusive reglerna om dröjsmålstalan.

För att förbättra kunskaperna ska myndigheten inom kort också publicera en artikelserie i interna kanaler om dokumentationsskyldighet, journalföring, service och hur man ska hantera ett ärende när det riskerar att bli "väsentligt försenat", som det heter i förvaltningslagen. Tanken är att man även ska hålla utbildningar på dessa teman, i hopp om att pensionärer som berörs av myndighetens beslut också ska begripa vad de innebär.

/ Rickard Jakbo