29 mar 2012 11:28

Central upphandling av kommunernas pensionsadministration: Upphandlingen där vinnaren tar allt

Från och med årsskiftet 2012/13 kan hela marknaden för kom­munal pensionsadministration komma att ritas om. Anlednin­gen är att paraplyorganisationen Sveriges Kommuner och Lands­ting, SKL, via sitt upphandlings­bolag planerar att göra en ramupphandling som alla kom­muner och landsting kan ansluta sig till. Det kommer definitivt att skärpa konkurrensen, men redan nu varnar vissa för att det kan leda till att en enda aktör får monopol.
Det finns i dagsläget tre större aktörer som erbjuder tjänsten ad­ministration av det kommunala pen­sionsavtalet KAP­KL och erbjuder valtjänster via egna valcentraler. De tre är KPA, som är absolut störst med omkring 80 procent av kom­munmarknaden plus samtliga land­sting.
Därefter kommer SPP, som har omkring 35 kommuner, följt av Skandia som efter fem års verksamhet i dagsläget har ett knappt 30­-tal av landets kommuner och kommunala bolag som kunder.
När omkring 300 kommuner ska handla upp pensionsadminis­tration regelbundet är det en komplicerad process eftersom kommunerna, som är myndigheter, måste följa lagen om offentlig upphandling.
Upphandlingarna har normalt löptider på tre år med möjlighet till ett eller två års förlängning, varefter de måste göras om.
Resultaten i upphandlingarna kan dessutom överklagas, något som lett till ett antal långa proces­ser i förvaltningsdomstolarna där aktörerna haft invändningar mot att fel aktör vunnit.
I enkäter som SKL gjort har man frågat kommunerna vad de skulle vilja ha hjälp med och då har många mindre kommuner efterfrågat hjälp med att klara av upphandlingarna, inte minst för att slippa kostsamma juridiska processer.
Skandias jurister har till exempel varit flitiga med att skicka in över­ klaganden på senare år, något som inköpsorganisationerna i kommu­nerna inte varit förtjusta i. Det är mot den bakgrunden man ska se den ramupphandling av pensionsadministration som nu för­ bereds av Sveriges Kommuner och Landsting via det egna inköpsbo­ laget SKL Kommentus Inköpscen­ tral, SKI.
Genom att genomföra en upp­ handlingsprocess efter alla kon­stens regler ska det från och med 2013 vara möjligt för kommunerna att använda sig av den bästa och billigaste administratören, när det blir dags att förnya ett avtal.
”Syftet med upphandlingsprojek­tet, enligt SKI, är att ge medle­msservice till SKL:s medlemmar genom att upphandla ett mycket komplext tjänsteområde som kräver specialistkompetens” säger Maria Lilja på SKI i en kommentar.
Senare förklarar hon för Pen­sionsnyheterna att man under upp­ handlingsprocessen inte kommer att låta sig intervjuas med hänsyn till att det är så många intressenter som alla vill ha information om pro­cesserna och att man i stället re­gelbundet kommer att uppdatera sin hemsida med information. De frågor som man först vill ha sig till­ sända som villkor för att medverka i den här artikeln får vi därför inte några svar på från SKL.
Pensionsnyheterna undrade, i en av de frågor vi skickade till SKL, om hur man såg på det faktum att organisationen är delägare i KPA till 40 procent och om det skulle kunna påverka utvärderingen.
I och med att SKL nu bestämt sig för att inte svara på frågor blir den tills vidare hängande i luften.
För de tre tänk­bara ”vinnarna” i en kommande upphandling av pensionsadminis­tration kan det bli
fråga om en riktig nagelbitare, åtminstone om det visar sig att många kommuner väljer att använda sig av det upphandlade alternativet.
– Det kan ju bli problem för de bolag som inte väljs ut eftersom man under avtalsperioden då inte har någon alternativ kund att lever­ era till. Det är ju inte som om kom­munerna handlar upp en annan grusleverantör än Skanska för en period. Då har ju Skanska andra kunder att sälja till, säger Hans Hagman, chef för SPP Kommun, till Pensionsnyheterna.
På Skandia, som i dagsläget sköter pensionsadministrationen i ett knappt 30-­tal kommuner, låter man försiktigt positiv till den kom­mande upphandlingen.
– Vi välkomnar alla initiativ som leder till höjd kvalité och ökad konkurrens i upphandlingarna. Att ta in oberoende expertis kan borga för att de inbyggda intressekonflik­terna minimeras. Dock är det för tidigt att uttala sig om resultatet, säger Torbjörn Callvik, marknad­schef på Skandia Liv, till Pensions­nyheterna.
Under avtalsperioden, som kan bli tre år med möjlighet till förläng­ning finns risk att det skapas ett veritabelt monopol för ”vinnaren” som då får möjlighet att ta allt. Det kommer dock inte att ske över en natt eftersom de avtal som redan slutits löper ut vid olika tidpunkter. Det blir alltså ingen big bang, åt­minstone inte till en början. Och om det bolag som väljs ut vid en första upphandling inte får förnyat förtro­ende efter tre eller fyra år kan det finnas uppdrag för alla inblandade, även om det nog mest ska ses som en förhoppning.

De förlorande bolagen har inte heller möjlighet att på ett enkelt sätt komma igen i senare upphandlingar. Om det krävs stora system­investeringar för att hänga med i en alltmer pris­-pressad värld finns det risk för att vinnaren kan befästa sin ställning eftersom det kan vara svårt att ta en större investering om man inte kan vara hyggligt säker på att få någon utdelning.
Enligt Mats Friberg, ekonomi­direktör i västra Götalandsre­gionen, tyder SKL:s beslut på en rejäl omsvängning i organisationen.
– Tidigare har de aldrig velat lyfta ett finger i de här frågorna. Vi har ju under många år försökt att upphandla vår tjänstegrup­plivförsäkring men fått nobben, trots att vi kunnat visa att vi skulle kunnat ordna den billigare, säger han.
Han tillägger att man för flera år sedan hade planer på att upp­handla administration centralt och att man då ville släppa in de min­dre arbetsgivarna på hängavtal för att ge dem möjlighet att få bättre priser, men det visade sig inte heller vara möjligt.
Men nu ska det alltså bli av och för Skandia, SPP Liv och KPA gäller det att göra sig så snygga som möjligt för den kommande skönhetstävlingen. Och reglerna kommer att bli tuffa.
Den leverantör som väljs ut kom­mer att vara det enda alternativet som gäller för kommuner som vill använda sig av ramavtalsupp­görelsen. Om det bolag som valts ut inte klarar av att leverera i tid, vilket alltså innebär att man ska ta över ett bestånd från den som tidi­gare haft uppdraget och driftsätta det, går det till tvåan på listan.
Hans Hagman säger att det än så länge är oklart vilken detaljeringsgrad som kommer att gälla i avtalet. Själv skulle han vara glad om ramupphandlingen främst blev en bastjänst och att det därefter blir möjligt för lever­antören att erbjuda ytterligare tilläggstjänster som de enskilda kommunerna eller landstingen själva får ropa av.
Här har SPP gjort erfarenheten att de upphandlade enheterna kan vara tuffa. Den upphandling av pensionsadministration som SPP Liv vann i Örebroregionen gick till slut till KPA. Detta eftersom SPP Liv inte i tid fick klart sitt nya IT­system och Örebro, som skötte upphandlingen, inte ville ge SPP Liv de månader av förlängn­ing som man ansåg sig behöva för att få klart systemet.
För den som vinner i en kom­mande upphandling kan det dock bli en fin affär. Upphandlingen ska inte bara röra själva pensionsad­ministrationen utan även villkor för inlösen av gammal skuld och den förmånsbestämda delen av pen­sionsavtalet KAP­KL, den så kal­lade FÅPEN.
Helt klart är att en ramupp­ handling skulle göra livet betydligt enklare för kommuner och landst­ing, åtminstone om det handlar om små enheter. Nu blir syste­met betydligt mer transparent och förhoppningsvis kommer man att ha gjort så bra underlag och gran­skningsprocesser att avgörandet om vinnare och förlorare inte be­höver göras i långdragna proces­ser i domstolarna, vilket ofta varit fallet under senare år.
Fotnot:
Konsultbolaget Säkra Södra Berget AB har fått uppdraget av SKL Kommentus Inköpscen­tral att på konsultbasis förbereda upphandlingsunderlagen.

Ur Pensionsnyheterna Analys nr 3, 2012