7 nov 2017 14:53

Sweco satte grimma på rådgivarna efter tjänstepensionsupphandling

På senare år är det ett växande antal företag som valt att ta makten över sina anställdas tjänstepensioner. De har konstaterat att den gamla modellen med provisioner och dålig transparens och höga avgifter på sparandet inte är försvarbart, något som lett till att förmedlarbolagen nu tvingas anpassa sig till en värld med betydligt lägre intjäning och möjligen färre Rolexklockor.

Ingenjörsföretaget Sweco skriver på sin hemsida att de "planerar och utformar framtidens samhällen och städer". Företaget har vuxit kraftigt på senare år och fyller i dag bland annat hela det som tidigare var Svenska Dagbladets jättebyggnad i Marieberg i Stockholm. På Sweco såg man ett behov av att se över de anställdas tjänstepensioner, som hanterats av förmedlare som jobbat efter eget huvud och egen plånbok. Men 2014 bestämde man sig på Sweco för att ta makten över pensionerna och valde att ta in en riktig pensionsnörd i form av Collectums Viktoria Gårdö, som fick uppdraget att rensa upp. Nästan tre år senare flyttar Sweco in i en ny plan. Att bygga ny infrastruktur gör man definitivt inte på en eftermiddag. Sweco har 5 800 anställda i Sverige och antalet anställda har nästan dubblerats under de fem senaste åren, framför allt genom förvärv. Lejonparten av de anställda är ingenjörer och arkitekter som omfattas av kollektivavtalad ITP. Viktoria Gårdö headhuntades till Sweco från Collectum, där hon tidigare fungerat som bolagets kontaktperson.

INGEN KOLL

I och med erfarenheterna från Collectum hade hon en viss överblick
över företaget och uppdraget när hon kom var att röja upp i bolagets tjänstepensionshantering, som i det läget hanterades av Söderberg & Partners. I likhet med många andra företag var det få på Sweco som hade koll på vad Söderberg & Partners gjorde mer än att det mesta fungerade smidigt, både vad gällde premieadministration och rådgivning för bolagets omkring 300 tiotaggare. Men vilka råd dessa fick eller vilka kostnader som var förenat med avtalet var det ingen som hade koll på.
- När jag kom fick jag frågan om hur det kunde komma sig att vi inte fick fakturor från Söderberg & Partners för det jobb de gjorde. Var deras tjänster gratis var det flera som undrade, säger Viktoria Gårdö.

INGEN KRAVSPEC

Modellen med provisioner och kickbacks gjorde att rådgivarna fick sin ersättning ur de anställdas sparkapital men hur det påverkade den framtida pensionen var svårt att veta. Ledningen tyckte detta var oklart och hade samtidigt tagit till sig av de kritiska skriverierna om försäkringsförmedlarna i media.
- Jag rekryterades för att de ville att vi skulle genomlysa tjänstepensionsfrågan på djupet. Våra verkställande direktörer och finanschefer hade ju själva sett vad det stod i tidningarna, säger Viktoria Gårdö. Hon fick ingen kravspecifikation från ledningen för vad hon skulle åstadkomma med uppdraget eller vad det fick kosta. Det var snarare att beskriva och lösa de problem man såg i en värld där det är svårt att veta vad man betalade för och hur. Förmedlar- och försäkringsbranschen har ju historiskt inte gjort sig kända för någon större transparens när det gäller affärsmodellerna. Till det kommer ett språk som är obegripligt för dem
som inte är pensionsnördar, något som man bestämde sig för att ändra på.

INRÄTTADE PENSIONSRÅD

En av de första åtgärderna blev att sammankalla ett pensionsråd dit HR-, Ekonomi- och Inköpsfunktionernas högsta ledningar i Sverige bjöds in. Även moderbolagets chefer, som ansvarar för Swecos globala affär, fanns med på vissa av mötena för att de också skulle hållas informerade om vad man planerade i Sverige.
- Jag hade en klassisk bild där jag beskrev att en dags intjäning av varje arbetsvecka går till att betala de anställdas tjänstepensioner. Tre och en halv dag går till löner och andra kringkostnader och intjäningen från fredag eftermiddag ger vinsten. Det är en bra bild. Den får alla att inse att tjänstepensionerna är en stor kostnadspost och att man därför behöver hantera den på ett bra och effektivt sätt, säger Viktoria Gårdö. Hennes jobb blev nu ge medlemmarna i rådet en grundkurs i tjänstepensioner för att få dem att förstå hur systemet fungerar. För att ytterligare höja intresset passade hon på att även ta in en konsult som fick till uppgift att ta över alla fullmakter för tiotaggarna, där rådsmedlemmarna fanns med. Konsulten och försäkringsförmedlaren Staffan Linnér gjorde en sammanställning av vad var och en hade i form av intjänat tjänstepensionskapital och även hur de efter rådgivningssamtal med dåvarande förmedlarbolaget Söderberg & Partners valt att placera det.
- Det visade sig att många, mer än 50 procent av de anställda tiotaggarna, låg i fond-i-fonder med mycket höga avgifter, säger Viktoria Gårdö. Alla i rådet fick i samma dokument också en illustration över hur deras pensionskapital skulle utvecklas om man skulle flytta över deras försäkringar till Collectum och där dra nytta av de lägre avgifterna.

EGEN REGI

Ett annat alternativ var att ta över tjänstepensionshanteringen i egen regi och då direktupphandla några försäkringsbolag och sköta administrationen in-house. Ett tredje alternativ var att försöka pressa de stora rådgivarbolagen till bättre, billigare och mer transparenta affärsmodeller. I och med att alla i rådet fick klart för sig, svart på vitt, vad de betalade för och vilket kapital som de själva kunde förvänta sig i de olika scenarierna, ökade förstås engagemanget i frågan från ledningens sida. En vd, CFO eller HR-chef är ju inte bara sin befattning utan också en privatperson som ska leva av pensionskapitalet när de i en framtid själva blir pensionärer. Efter en del funderande landade man i att egenregilösningen skulle ställa för stora krav på den egna administrationen, varför man övergav den idén. Att flytta in alla tiotaggare i Viktorias fädernehem på Collectum övervägdes också, men till slut övergav man även den idén.
- Vi har ju inte bara tjänstepensioner. Vi har ju till exempel över ettusen frivilliga gruppförsäkringar där vi behöver erbjuda våra anställda möjligheter att teckna dem och det är ju ingenting som Collectum kan hantera. Därför valde vi att inte fortsätta på det spåret, säger Viktoria Gårdö.

RAPSODISK BESKRIVNING

Om historien berättas så rapsodiskt som Pensionsnyheterna gör här, kan det olyckligtvis få läsaren att tro att det här var en enkel och snabb process. Det var det inte. Och Viktoria Gårdös storsatsning på att skapa reda i Swecos tjänstepensioner ledde till att hon gick in i väggen och sjukskrevs under ett år för utbrändhet.
- Det var ju så kul och lite grann tror jag att min utbrändhet berodde på att jag tog på mig för mycket jobb och att jag var lite för mycket av den duktiga flickan som klarar allt. Utbränd blir man ju när man tycker det är kul att jobba och tar på sig för mycket. Det är ju inte de som inte tycker om att jobba som blir utbrända, säger hon.

TILLBAKA PÅ JOBBET

Men när hon kom tillbaka under 2016 hade det hänt något på marknaden. Det gick numera att diskutera med de stora förmedlarna, både Max Matthiessen och Söderberg & Partners och som företag var man inte längre tvingad att köpa hela deras koncept.
- De öppnade för att man kunde plocka det man ville ha ur deras upphandlade planer och såväl prissättningen och avtalstiderna visade sig möjliga att förhandla om. Så var det inte bara ett år tidigare, säger Viktoria Gårdö.

IDOLTÄVLING

Nu blev det upphandling men här med drag av en Idol-tävling med en egen jury. Med hjälp av konsulten Magnus Gewert, som hjälpte till att skapa ett mycket detaljerat upphandlingsunderlag där inte någon aspekt föreföll vara för liten, bjöd man in Max Matthiessen och Söderberg & Partners i tvekamp om ett konto värt omkring 40 miljoner kr i premier per år.
- De fick komma in med offerter som gjorde att vi kunde jämföra och betygsätta, rad för rad i ett upphandlingsunderlag. Och om de angav siffror på olika sätt så kunde vi gå tillbaka och kräva förtydliganden som gjorde sifforna jämförbara, berättar hon. Sen återstod själva skönhetstävlingen, alltså de båda bolagens muntliga dragningar, där man skulle förklara för Swecos Pensionsråd varför de skulle välja just dem. Här hade man skapat en modell som förefaller hämtad ur TV-programmet "Idol" där hela Pensionsrådet fått med sig enkätformulär där de under mötet löpande fick svara på vad de själva ansåg om framförandet.

TOTALUTVÄRDERING

Här ville man till exempel ha rådsmedlemmarnas svar på hur transparenta anbudsgivarna var när det gällde kostnadsuttagen. De snabbutbildade medlemmarna fick också svara på hur begripliga presentationerna var för dem. Vid dragningarna var alla konsulter bannlysta och det var bara Pensionsrådets medlemmar som fick vara med, något som gjorde det omöjligt med förklaringar på fikonspråk. Enkäterna lades sedan till grund för totalutvärderingen som slutade med att Max Matthiessen Storkund avgick med segern och fick ta över kontot, vilket skedde per den 1 juli i år, även om de stora förändringarna lär genomföras vid kommande årsskifte.
- Det var en rätt tydlig lutning åt Max Matthiessen som fick 60 procent av totalpoängen och Söderberg & Partners 40 procent, så det var solklart vem som var bäst, säger Viktoria Gårdö. Max Matthiessen kommer nu, under rullande ettåriga avtal, att hantera tjänstepensionerna, något som omöjliggör långa inlåsningsperioder som annars varit vanligt förekommande.

PN Analys nr 7 2017