11 jun 2019 12:59

JO fäller Pensionsmyndigheten för tio års oläst e-post

En e-postlåda hos Pensionsmyndigheten har varit obevakad i nästan tio år och upp till 600 meddelanden lämnades olästa under perioden, något myndigheten nu får kritik för från Justitieombudsmannen.

Det är e-postadressen info@pensionsmyndigheten.se som kan spåras tillbaka till 2009 innan myndigheten formellt inte fanns. Myndigheten var istället under bildande genom Pensionsmyndighetsutredningen (PMU). Troligtvis skapades adressen på uppdrag av den del inom PMU som ansvarade för personalfrågor 2009 och som ville ha den för rekryteringar samt starten av den nya myndigheten, framgår det av JO:s beslut.

Anledningen uppges vara den mänskliga faktorn, alltså att den helt enkelt glömdes bort och att det inom PMU inte fanns rutiner för att aktivt söka efter inaktiva e-postadresser.

JO bedömer att Pensionsmyndigheten tagit problemet på stort allvar men konstaterar samtidigt att det är oacceptabelt att handlingar som kommit till en myndighet förblir olästa under nästan tio år.

I beslutet skriver JO även följande:

"Det som har hänt hos Pensionsmyndigheten visar att det är av stor vikt att myndigheter har rutiner som är anpassade efter det förhållandet att myndigheter i dag regelmässigt använder digitala verktyg i sin verksamhet, t.ex. vid hanteringen av ärenden och i kontakten med enskilda. Pensionsmyndigheten har uppgett att det inom myndigheten pågår ett arbete med att ta fram nya rutiner som bl.a. innebär att det alltid ska finnas en tydlig ägare till s.k. funktionsbrevlådor. Jag ser självklart positivt på detta. En myndighet måste säkerställa att det finns en fungerande bevakning av de digitala kommunikationssätt som är i bruk och som myndigheten ansvarar för. På samma sätt som det inte får förekomma att brev som kommer in till en myndighet glöms eller slarvas bort, får det inte heller förekomma att en e-postbrevlåda glöms bort eller av något annat skäl är okänd för myndigheten, med följden att inkomna handlingar inte uppmärksammas. Med den kritik som ligger i det jag har anfört avslutas ärendet."

Pensionsmyndigheten meddelade också att en genomgång av samtliga meddelanden gjorts och att en del ärenden kunnat avslutas och andra avfärdas helt utan åtgärd. Andra har skickats vidare inom organisationen för handläggning. Inga allvarliga konsekvenser har kunnat fastställas men en djupare genomgång av återstående meddelanden pågår fortfarande.

Det kan, pikant nog, tilläggas att man även hos justitieombudsmannen upptäckt en brevlåda som inte vittjats sedan 2012.